Автоматизация работы ИТ отдела – Qflow.ru

Каждый руководитель рано или поздно приходит к мысли, что с ростом его отдела возрастает и круг его обязанностей. Т.е рутинные, повседневные процессы, которые раньше складывались из единичных случаев и вполне умещались в голове и легко контролировались, вдруг начинают превращаться в оживленные потоки, контролировать которые через письма и записи уже сложно. В этот момент и начинает приходить мысль об автоматизации работы, о поиске гибкого инструмента, который поможет делегировать и контролировать исполнение обязанностей.

Рассмотрение примеров использования системы qFlow именно на IT отделе связано с тем, что наряду с процессами внутренними, которые есть в любом подразделении, в ИТ отделе участниками процесса могут стать и сторонние пользователи — не сотрудники, к примеру, клиенты в работе техподдержки.

Автоматизация работы ИТ отдела должна происходить последовательно, процесс за процессом. Автоматизации конечно не должна, особенно если речь идет об автоматизации процессов, в которых участвуют внешние пользователи, навязывать пользователю сложных интерфейсов работы и подразумевать обучение работе с системой.

При внедрении процессов у нас в компании, мы сразу столкнулись с проблемой, что топ-менеджмент не хочет заходить в интерфейсы для утверждения документов и готов работать только через e-mail. По опыту, клиенты обычно занимают такую же позицию. Поэтому важным составляющим любой системы является работа с электронной почтой, как с инструментом понятным для любого пользователя.

Количество систем на рынке, которые подразумевает автоматизация работы ИТ отдела, огромно. Если Вы, как руководитель только задумывается об автоматизации своих процессов, еще рано искать решение среди СЭД или тем более ERP систем. Скорее стоит попробовать наш сервис, либо поискать среди трекеров, как на более дешевый (как по стоимости покупки, так внедрения, и владения) и в тоже время интуитивно понятный и универсальный инструмент. Иногда для разных процессов используют разные инструменты, что путает, но данный вариант также имеет право на жизнь. Тем большинство сервисов имеет возможности интеграции.

Если говорить о конкретных примерах, как qFlow, может помочь Вам в автоматизации работы IT отдела, то можно привести лишь небольшой список:

  • Прием и обработка обращений от клиентов, с контролем выполнения и возможностью установки формы на свой сайт. Клиенты получают уведомления по e-mail;
  • Заявки на заведение новых сотрудников во всех системах, настройку рабочего места, с поручением системному администратором, контролем выполнения и уведомлением о готовности;
  • Обходной лист при увольнении сотрудника. Чек-листы и контроль выполнения поручения системным администратором;
  • Заявки на получение доступа к проектам, системам, с архивом выданных доступов, паролей, ключей;
  • Получение и утверждение заявлений на отпуск руководителем отдела и автоматическая отправка в отдел кадров;
  • Заявки на закупку комплектующих и счета на оплату хостинга, которые в конечном после утверждения должны быть переданы в бухгалтерию на оплату;
  • С помощью qFlow можно автоматизировать не только процессы электронного документооборота, но и организовать получение обращений техподдержкой, заявки и даже форму обратной связи на корпоративном портале или сайте компании.

Для того, чтобы автоматизация работы IT отдела не превратилась в сложную задачу и не заняла много времени мы постарались предусмотреть готовые решения и примеры, которые можно найти на странице мастера создания форм.