Управление документооборотом

Не требует затрат на установку и поддержку работы системы

Работа с системой осуществляется по схеме аренды приложений (SaaS). Систему не нужно устанавливать, поддерживать ее работоспособность, привлекать системных администраторов и программистов. Для начала использования системы нужен минимум усилий. Для начала Вы даже можете попробовать использовать сервис только на одном процессе документооборота, постепенно переводя все остальные.

Вы сами определяете набор параметров для Ваших документов

Обычно, системы документооборота навязывают Вам не настраиваемый и избыточный набор параметров (полей) для каждого создаваемого Вами документа: «наименование», «дата реализации», «файлы» и т.д. Из-за этого для создания (регистрации) в системе нового документа приходится делать множество лишних кликов и переходов по вкладкам. В qFlow Вы сами выбираете набор, последовательность и обязательность полей для каждого документа, за счет чего снижаете время на работу с каждым документом.

Сотрудникам не нужно учиться работать с системой

Создать документ может любой сотрудник (если Вы разрешите). Вы можете легко разместить форму создания документа, к примеру на отпуск, на интранет-портале или на Вашем корпоративном сайте. При этом человеку не придется уходить из привычных для него интерфейсов. При дальнейшей обработке результата все ответственные сотрудники также могут не заходить в интерфейс системы, а работать с привычным для них инструментом — письмами e-mail.

Построение собственных схем документооборота

Процесс документооборота — это последовательность шагов по которой должен пройти документ. Каждый шаг требует определенных действий от определенных Вами пользователей. Вы можете потребовать от Ваших сотрудников ознакомится с документом, поручить им выполнения какого-то действия или же утвердить документ. Вы можете выбрать из уже существующих шаблонов процессов или построить абсолютно свой процесс.

Выполнение действий без захода в систему (работа с e-mail) и регистрации

Для работы с системой ответственным сотрудникам не требуется обязательно заходить в интерфейс. Все они могут получать уведомления по почте, утверждать документ или выполнять поручение просто кликая по ссылке в письме. Чтобы сотрудник смог начать работать с системой, достаточно в процессе ввести его e-mail, причем добавлять можно сразу несколько сотрудников.

Легкий обмен комментариями, заметки

При редактировании каждого документа у сотрудника есть универсальное белое поле (как лист бумаги), в котором любой участник процесса может оставить для себя и других заметку или сообщение. Причем это можно делать быстро, не нажимая кнопок сохранения, просто кликаете по полю, вводите текст, как только Вы закончите писать сообщение будет моментально сохранено. Такие заметки можно оставлять отдельно по каждому документу.

Хранение истории документооборота каждого документа

При выполнении любого действия с документом, к примеру, при утверждении документа все сохраняется в историю, которую легко можно просмотреть. В истории сохраняется информация о том какой пользователь, когда и что за действие выполнил, отдельно для каждого результата.

Индивидуально настраиваемая таблица документов с поиском

Все результаты по каждому процессу доступны в табличном виде. Данные можно фильтровать, сортировать, редактировать и конечно удалять. Колонки таблицы настраиваются индивидуально каждым пользователем. Все данные могут быть выгружены в Excel для дальнейшей обработки. Возможно производить поиск по любому полю документа.

Визуальный контроль процесса документооборота

Каждый шаг процесса документооборота может иметь свой цвет. Все результаты в таблице окрашиваются в цвет шага, на котором они находятся, поэтому визуально можно легко контролировать ситуацию.

Возможность настройки прав

По умолчанию, сотрудник получает доступ к документу только на то время, когда ему необходимо выполнить какие-то действия с ним, т.е. документ находится на его шаге процесса. Как только сотрудник выполняет действие, доступ к документу и прикрепленным файлам пропадает. В интерфейсе предусмотрена страница, на которой администратор может просмотреть всех имеющих к системе доступ и изменить их права. К примеру, дать доступ любому сотруднику на работу со всеми документами или административный доступ к аккаунту.