Автоматизация бизнес процессов

Не требует затрат на установку и поддержку работы системы

Работа с системой автоматизации документооборота осуществляется по схеме аренды приложений (SaaS). Систему не нужно устанавливать, поддерживать ее работоспособность, привлекать системных администраторов и программистов. Для начала использования системы нужен минимум усилий. Для начала Вы даже можете попробовать использовать сервис только на одном процессе, постепенно переводя все остальные.

Вы сами определяете набор данных для Ваших процессов

Бизнес-процесс строится вокруг данных, создание которых и начинает выполнения бизнес-процесса. Данные (документы) могут являться не только исходными, но и результатом работы сотрудников по бизнес-процессу. К примеру, входными данными процесса могут являться контактные данные, которые ввел клиент, заполнив заявку на Вашем сайте, а в конце бизнес-процесса данные могут дополниться расширенными данными о клиенте, коммерческим предложением и сметой.

Участникам процесса не нужно учиться работать с системой

Запустить процесс и участвовать в нем может любой пользователь, имеющий доступ в интернет и почтовый ящик. При работе с процессом пользователи могут, не заходя в систему автоматизации бизнес процессов, работать с привычным для них инструментом — электронной почтой.

Построение собственных схем бизнес-процессов

В системе предусмотрен визуальный редактор процессов (см. электронный документооборот), с помощью которого можно создать произвольный последовательный процесс, привлекая любое количество участников.

Легкий обмен комментариями, заметки

При работе с процессом участники могут оставить для себя и других заметку или сообщение. Причем это можно делать быстро, не нажимая кнопок сохранения, просто кликаете по полю, вводите текст, как только Вы закончите писать сообщение будет моментально сохранено. Такие заметки можно оставлять отдельно по каждому документу.

Система автоматизации работы с документами хранит историю изменений

При выполнении любого действия с документом, к примеру, при утверждении, все сохраняется в историю, которую легко можно просмотреть. В истории сохраняется информация о том какой пользователь, когда и что за действие выполнил, отдельно для каждого документа.

Индивидуально настраиваемая таблица документов с поиском

Все результаты по каждому процессу доступны в табличном виде. Данные можно фильтровать, сортировать, редактировать и конечно удалять. Колонки таблицы настраиваются индивидуально каждым пользователем. Все данные могут быть выгружены в Excel для дальнейшей обработки. Возможно производить поиск по любому полю документа.

Визуальный контроль бизнес-процессов

Каждый шаг бизнес-процесса может иметь свой цвет. Все документы в таблице окрашиваются в цвет шага, на котором они находятся, поэтому визуально можно легко контролировать ситуацию.

Возможность настройки прав

По умолчанию, сотрудник получает доступ к документу только на то время, когда ему необходимо выполнить какие-то действия с ним, т.е. документ находится на его шаге бизнес-процесса. Как только сотрудник выполняет действие, доступ к документу и прикрепленным файлам пропадает. В интерфейсе предусмотрена страница, на которой администратор может просмотреть всех имеющих к системе доступ и изменить их права. К примеру, дать доступ любому сотруднику на работу со всеми бизнес-процессами или административный доступ к аккаунту.

Автоматизация бизнес процессов с помощью системы qFlow

Автоматизация бизнес процессов – это не просто передача документов, информации, поручений от одного участника процесса к другому. Это ещё и дополнительные функции, которые значительно расширяют возможности бизнеса, но в то же время обычно требуют больших усилий для освоения.

С нашей системой qFlow автоматизация бизнес процессов стала простой задачей за счет простоты и наглядности получения, и обработки информации. Все задачи выполняются в режиме онлайн, участником системы может быть любой пользователь интернет. Все участники процесса могут работать с привычным для всех инструментом – электронной почтой, при этом авторизация в системе не требуется, т.к. все ссылки в письме уникальны.

Права доступа настраиваются для каждого участника процесса. Документ становится видимым для сотрудника, только когда с ним нужно выполнить какие-либо действия. После выполнения действия доступ к документу автоматически закрывается.

Система автоматизации деловых процессов qFlow не требует инсталляции, обслуживания, привлечения администраторов, и программистов. Схема аренды приложений (SaaS) позволит вам освоить сначала один бизнес процесс, постепенно расширяя функциональность.

Наша система автоматизации документооборота – это ещё и CRM система. Система управления взаимоотношениями с клиентами, (CRM) хранит информацию о клиентах, и их заказах. Сохраняются также решения относительно каждого заказа. Любая заметка, или сообщение сохраняется моментально, и вам не придется беспокоиться о том, что какая-то информация может потеряться. История изменения каждого документа также сохраняется. Система поможет решить такие задачи - утверждение документа одним, или несколькими пользователями, поручение с контролем выполнения, автоматическая обработка заказа клиента, оплата счетов. И это ещё не все возможности, которые представляет наша система автоматизации документооборота.

Сервис qFlow.ru возможно использовать не только в качестве системы документооборота, но и как средство получения и автоматизации обработки заявок, а также как база данных онлайн.


Подробнее об автоматизации работы it отдела