Главная  » Примеры

Готовые решения документооборота

Выберите процесс и начните использовать

Выберите процесс и кликните "Начать использовать". Открывшийся мастер поможет Вам уточнить набор полей документа. Далее Вы сможете указать ответственных за каждый шаг процесса документооборота сотрудников. На каждом шаге может быть задействовано любое количество сотрудников, достаточно ввести их e-mail адреса.
После создания процесса Вы в любой момент сможете изменить все введенные в мастере параметры.

Утверждение документа

С помощью qFlow можно организовывать утверждение любых документов или пакетов документов у ответственных сотрудников. При этом утверждение может осуществляться без захода в систему через e-mail. После утверждения документа можно распечатать историю утверждения с комментариями. В любой момент можно получить архив утвержденных и отклоненных документов.
Для каждого документа могут быть указаны контакты сотрудника создавшего запрос на утверждение, комментарий к документу и набор файлов или файл для утверждения. По процессу документооборота документ может утверждаться как у одного, так и одновременно у нескольких пользователей, при этом любой из них может окончательно утвердить или отклонить документ. В любом случае утверждающий человек может оставить комментарии (причины) своего решения. О решении и причинах будет незамедлительно уведомлен пославший на утверждение документ сотрудник.
Примеры использования: утверждение договоров, визирование счетов, утверждение проектов и т.д.

Начать использовать

Последовательное утверждение документа

Аналогично простому утверждению можно организовать последовательное утверждение у двух сотрудников. Вы можете воспользоваться этим примером процесса, если документ должен пройти согласование более чем у одного сотрудника. К примеру, Вам необходимо согласовать договор у начальника отдела, а потом у юриста.
Каждая из утверждающих сторон может отклонить утверждение и оставить комментарий. Если документ был отклонен при первом утверждении, то к следующему документ не перейдет. После окончательного утверждения документа можно распечатать лист согласования. Также как и в единичном, утверждение может проходить по e-mail. Сотрудник с определенными правами может удобно отслеживать стадию согласования каждого документа. Также в интерфейсе системы каждый из утверждающих может просмотреть очередь документов на его утверждении.

Начать использовать

Поручение с контролем выполнения

Вначале создается поручение с описанием задачи, указанием важности, сроков выполнения, с возможностью прикрепления файлов. После создания, задача поручается ответственному сотруднику(ам), о чем он получит e-mail уведомление. После исполнения поручения пользователь помечает его выполнение, и задача переходит на проверку контролирующему сотруднику. При этом он может отклонить результат с пояснением причин и вернуть его выполнявшему сотруднику, а может принять. Ответственный сотрудник может всегда посмотреть список порученных ему на текущий момент задач или возвращенных.

Начать использовать

Процесс обработки заказа

При создании документа мы предусмотрели поля для ввода контактной информации клиента, информации о доставке, комментарии, но Вы всегда можете изменить набор полей документа. После создания документа клиенту автоматически отправляется уведомление, что заказ принят, со всеми данными заказа. Далее процесс документооборота переходит к поручению задачи менеджеру для оформления накладных и получению предоплаты, после чего менеджер прикладывает документы к заказу, если нужно, то вносит изменения в состав заказа, помечает поручение как выполненное. После этого создается поручение курьерской службе для отгрузки заказа. На каждом шаге клиент получает уведомления о статусе своего заказа.
С помощью qFlow Вы можете предоставить возможность оформления заказа даже Вашим клиентам.

Начать использовать

Процесс оплаты счетов

С помощью процесса можно упорядочить оплату счетов внутри компании. Вы можете дать возможность сотрудникам отправлять на оплату счета. При этом Вы можете быть уверены, что без визы генерального или другого ответственного счет в оплату не уйдет. В случае утверждения бухгалтеру создается поручение на оплату счета.
В тоже время человек создавший счет может легко отследить его состояние, т.к. на каждом этапе он получает уведомление.

Начать использовать

Процесс работы с соискателями

Процесс поможет упростить и автоматизировать обработку соискателей и проведения собеседований HR менеджером. В процессе предусмотрено проведение двух собеседований с принятием решений после каждого из них. Результаты собеседования и заметки могут быть записаны в комментариях. В случае отказа или утверждения на должность, соискатель автоматически получит соответствующие уведомления по почте. В случае успешного прохождения собеседования автоматически может быть создано поручение на оформление сотрудника в штат.
Вся история работы с соискателями сохраняется и по ней можно производить поиск, а также выгружать для построения отчетов.
Также Вы можете дать возможность Вашим соискателям самим заполнять анкеты, к примеру, на Вашем корпоративном сайте.

Начать использовать